همه چیز در باره داشبـورد مدیریت
داشبورد اطلاعات مدیریت، اطلاعات مهم و ضروری سازمان و کسب وکار را به صورت تصویری و گرافیکی، به مدیرانی که با محدودیت‌های زمانی مواجه هستند، ارائه میدهد تا از نقاط قوت و ضعف سازمان متبوع خود در کوتاه ترین زمان ممکن با خبر شوند.
بعبارت دیگر داشبوردهای اطلاعات مدیریت به صورت متمرکز و یکپارچه و بصری همه شاخص‌های کلیدی عملکرد(Key Performance Indicators) یک سازمان را به صورت ساده و لحظه ای در اختیار مدیر سازمان و یا در صورت لزوم سایر مدیران قرار می دهد
ضرورت داشتن داشبورد:
داشبوردهای مدیریتی تمام معیارهای کسب و کار را در یک نقطه و در قالبی ساده و قابل درک و از نظر بصری جذاب، در اختیار مدیران قرار میدهند. با مشاهده این نمودارها، مدیران می‌فهمند که بنابر معیارهایی که برای هر گروه تعریف شده، تیم‌های مختلف چه عملکردی دارند و با استفاده از آخرین و به روزترین اطلاعات موجود تصمیمات لازم را اتخاذ میکنند.
زبان داشبوردهای مدیریتی، زبان اعداد و نمودارها است که برای همه افراد در سراسر جهان قابل فهم است. داشبورد مدیریتی به شما امکان میدهد تا چندین KPI و معیار را به طور همزمان اندازه گیری کنید.
سادگی و قابل فهم بودن داشبورد مدیریتی کمک می‌کند تا بدون تخصص و دانش خاص، به تحلیل داده های مرتبط با کسب و کار پرداخت. اگر داشبورد مدیریتی به‌طور خودکار در فضای ابری همگام‌سازی شود، کاربران مختلفی که برای مشاهده آن دسترسی داشته باشند می توانند از هر مکانی و هر زمانی به اطلاعات یکسان دسترسی داشته باشند.
با داشبورد مدیریتی نحوه گزارش گیری بسیار ساده‌تر و کاربردی‌تر میشود. استفاده از یک داشبورد مرکزی و متمرکز باعث صرفه جویی در وقت میشود، چرا که به جای جمع‌آوری اطلاعات از بخش‌های مختلف و تهیه نمودارها و چارت ها، همه کارها به طور خودکار و با دقت زیاد توسط داشبورد انجام میشوند. فقط باید در ابتدا مقداری زمان برای تنظیم معیارها و تصمیم گیری در مورد نحوه ارائه آنها سرمایه گذاری شود. از آن به بعد، گزارش‌ها به صورت خودکار ایجاد میشوند.
یک داشبورد مدیریتی دارای چه ویژگی‌هایی باید باشد؟
- ساده و قابل فهم بودن:
ازجمله ویژگی‌هایی که یک داشبورد مدیریتی خوب باید داشته باشد. اینست که پیچیده نباشد و به راحتی قابل استفاده باشد و استخراج اطلاعات و کارکردن با آن نیاز به آموزش‌های زیادی نداشته باشد. حذف شاخص‌های غیرکاربردی، در هنگام ایجاد داشبورد باید لحاظ شود. سادگی باعث میشود که تمرکز بیننده داشبورد به مفاهیم و شاخص‌های ارائه شده، قرار گرفته و از علائم مزاحم و ناکارا، جلوگیری شود. هر چه داشبورد ساده‌تر طراحی شود، انتقال اطلاعات ساده‌تر و کارآمدی داشبورد بیشتر خواهد بود.
- کارایی و موثر بودن:
در طراحی داشبوردها باید از اصل سادگی و در عین حال کارایی استفاده نمود به این معنی که باید داشبوردها بیشترین اطلاعات را در بهترین شرایط و با حفظ اولویت در برابر دیدگان مدیریت قرار دهد.
- قابلیت به روز رسانی:
باید داده ها و اطلاعات مورد نظر در بازه زمانی مناسب بروز رسانی شوند تا مدیریت با اطلاعات سوخته مواجه نشود. با اطلاعات بروز تصمیمات موثر اتخاذ خواهد شد. یک داشبورد مناسب باید قادر باشد داده‌ها را در لحظه پردازش و نمایش دهد. بروزرسانی و پردازش سریع داده‌ها تضمین می‌کند که آمارها به موقع و دقیق نمایش داده شوند.
- کمک به تصمیم‌گیری سریع:
باید هنگام طراحی داشبوردهای مدیریتی به این نکته توجه شود که داشبورد علاوه بر نمایش عملکرد و کارایی نیروهای فعال در یک سازمان، باید پیشنهادگر و تصمیم‌ساز هم باشد. بدین صورت که مدیران بتوانند از بین چندین راه‌کار پیشنهادی، بهترین و عملی‌ترین را انتخاب نمایند.
- استفاده از نمودارهای متنوع:
یک داشبورد خوب داده‌های موجود را با نمودارها و جداول متنوع و مرتبط به نمایش می گذارد و مفاهیم را به سرعت انتقال می دهد.
- دسترسی دائمی و راحت:
در یک داشبورد خوب داده‌ها و اطلاعات و تجزیه و تحلیل آنها در هر زمان و مکانی و با هر دستگاهی می تواند در دسترس باشد و قابلیت به اشتراک گذاری سریع داده ها وجود دارد.
- قابلیت سفارشی‌سازی:
کاربران یک داشبورد مدیریتی باید قادر باشند به جز نمودارها و چارت های گرافیکی ، سایر شیوه های نحوه نمایش اطلاعات را مطابق سلیقه خود و به نحوی که برای آنها مناسبتر است سفارشی سازی و تغییر دهند. در طراحی داشبورد باید بنحوی عمل نمود که کاربر بتواند با انتخاب رنگ‌ها و فونت‌های مختلف، داشبورد مورد نظر خود را از نظر بصری جذاب‌تر نماید. این قالبیت انعطاف‌پذیری ، برای کسب و کارهایی که تمایل دارند داشبورد را با برند کسب و کار خود هماهنگ کنند بسیار مناسب است.
- امکان چاپ محتویات و اطلاعات:
گاهی اوقات ممکن است لازم باشد اطلاعات موجود در داشبورد را چاپ نمایید در این صورت، گزینه چاپ، اطلاعات داشبورد را می تواند بدون ایجاد اختلال در نمودارها و جداول آنرا به یک فایل پی دی اف تبدیل و آن را چاپ کند.
شاخص های کلیدی عملکرد چیست؟
شاخص های کلیدی عملکرد یا KPI از واژه انگلیسی Key Performance Indicators گرفته شده است و به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد سازمان خود را بهتر بررسی نمایند.
با توجه به اهداف هر سازمان، شاخص های KPI متفاوتی در نظر گرفته میشود. به علت محرمانه بودن بعضی از اطلاعات سازمان و اینکه مدیر سازمان بر بخش های مختلف سازمان اشراف کامل دارد بهتر است این شاخص‌ها توسط شخص مدیر سازمان شناسایی شده و به کار گرفته شوند. البته در فرآیند شناسایی و تعیین KPI، باید با همکاری پرسنل، نظرات واحدهای مختلف سازمان نیز لحاظ شود. افزایش تولید، افزایش بهره وری، افزایش سود، کاهش ضایعات تولید و بالا بردن میزان رضایت مشتریان از جمله مثال هایی است که میتوان نام برد
شاخص های عملکرد در داشبوردهای مدیریتی چگونه تعیین میشود؟
بهترین راه برای انتخاب KPI مناسب، شناسایی مهمترین آنها توسط کار گروهی است. مشارکت کارکنان اطمینان میدهد که شاخص ها قابل اتکا و واقعی هستند. با استفاده از کارگروهی که نتیجه مشارکت موثرکارکنان میباشد، فهم روشنی از اهداف به دست می آورند و نحوه ارتباط کار خود را با استراتژی سازمانی درک میکنند و حس بهتری از مشارکت در رسیدن به اهداف به دست می آورند.
نکته مهم دیگری که در تعیین شاخص های کلیدی عملکرد باید به آن توجه شود، رعایت معیارهای پنج گانه زیر یا smart است که عبارتند از:
Specific: شفافیت در تعریف شاخص‌ها، شاخص های مشخص‌شده باید عاری از هرگونه ابهام و به صورت دقیق و روشن تعریف شوند.
Measurable: قابلیت اندازه‌گیری و کمی شدن شاخص ها، شاخص ها باید به صورتی تعریف شوند که قابل اندازه‌گیری باشند.
Achievable : شاخص هایی که تعریف میشوند باید کاملا قابل دسترس باشند. تعیین شاخص هایی که غیر قابل دسترس باشند، منجر به کم شدن انگیزه اعضای آن سازمان یا کسب و کار خواهد شد.
Relevant : میزان ارتباط فعالیت‌ها با شاخص‌ها و نزدیکی به استراتژی ها ی سازمان تعیین شود. شاخص ها باید به نحوی تعریف شوند که در راستای اهداف و استراتژی‌های سازمان باشند.
Time-Bound : تعیین دوره‌های اندازه‌گیری و تناوب محاسبه شاخص‌ها، بدین معنی که بازه زمانی برای دستیابی به این شاخص ها باید مشخص شود
انواع داشبورد های مدیریتی
داشبوردها را بر اساس کاربرد میتوان به انواع مختلفی تقسیم کرد که هر کدام در بخش های مختلف سازمان تصویری شفافی به مدیران ارائه میدهند که در ذیل به بخشی از آنها اشاره میشود:
- داشبورد مدیریت پروژه‌ها :
در برخی سازمان ها همواره پروژه‌های متعددی در حال اجرا است. نظارت و پیگیری مستمر بر شاخص‌هایی همچون میزان پیشرفت پروژه ها، هزینه های انجام شده برای هر پروژه، میزان بودجه تخصیص داده شده و مصرف شده، درصد پیشرفت هر یک از پروژه ها می‌تواند به مجریان و مدیران اطلاعات ذی قیمتی برای تصمیم‌گیری ارائه نماید.
- داشبورد منابع انسانی :
دستیابی، حفظ و توسعه افراد مستعد در هر سازمان کاری بسیار پیچیده است. کارکنان جزء مهمترین منابع در هر سازمان و کسب و کارمحسوب می شوند و اطلاع از وضعیت آنها براساس شاخص‌های استاندارد می‌تواند در تصمیم‌گیری بهینه موثر بوده و فرآیندهای منابع انسانی را به حرکت موثر وادار نماید. یک سیستم یکپارچه مدیریت منابع انسانی می بایست علاوه بر ارائه شاخص های معمولی مثل تعداد کارکنان، حضور و غیاب، بهره وری نیروی کار، بینشی را در زمینه شاخص‌هایی مانند سرانه تولید و خدمات، سرانه آموزشی، تعداد افراد دارای قراداد به تفکیک انواع آن، ترکیب و نسبت وتخصص منابع موجود، دانش و مهارت و میزان چرخش شغلی ارائه نماید. با ترکیب و تلفیق این شاخص‌ها مدیریت می‌تواند اطلاعات ارزشمند و تصمیم ساز را ایجاد نماید.
- داشبورد فروش محصولات :
میزان فروش محصولات و خدمات در هر کسب و کار از اهمیت ویژه ای برخوردار است و مشخصه اصلی موفقیت هر کسب و کار محسوب می شود. لذا توجه به آن بر اساس شاخص‌های عملکردی مدیریت ضروری است. در این نوع داشبوردها، اطلاعات مرتبط به فروش محصولات بر اساس شاخص‌های همچون محصولات استراتژیک، ضریب نفوذ در بازار، تنوع محصولات، حاشیه سود محصولات و غیره به نمایش گذاشته می شوند.
- داشبورد مدیریت مشتریان :
داشبورد مدیریت مشتریان به یکی از اولویت‌های مهم سازمان‌ها یعنی مشتریان می‌پردازد. مشتریان سرمایه، اعتبار و منبع اصلی درآمدهای هر کسب و کار هستند و شرکت‌های موفق شرکت هایی هستند که دارای مشتریان وفادار هستند. در داشبوردهای مدیریت مشتریان، اطلاعات مربوط به مشتریان بر اساس شاخص‌هایی مانند میزان مشتریان وفادار، میزان رضایت مشتریان، میزان شکایات مشتریان، میزان تکرار خرید از سوی مشتریان، میزان تحقق خواسته‌های مشتریان و غیره به نمایش درمی‌آید.
- داشبورد مدیریت مالی :
نسبت ها، کارایی عملیاتی، نقدینگی، ثبات و سودآوری شرکت ها را اندازه گیری می کنند و اطلاعات مناسبی نسبت به داده های خام مالی به سرمایه گذاران می دهند و جزء مهمترین معیارهای سنجش وضعیت هر سازمان است. داشبوردهای مدیریت مالی با کاهش محسوس زمان محاسبه این داده‌ها و به‌کارگیری تکنیک‌های آماری، پیش‌بینی پذیری شاخص‌های مالی مانند شاخص سودآوری، شاخص درآمدها، شاخص هزینه‌ها، شاخص نرخ رشد، شاخص حاشیه سود، شاخص نرخ بازگشت سرمایه، شاخص بهای تمام شده و … را امکان پذیر می سازند.